Einführung in das Geschäftsprozessmanagement

Es gibt viele Wissensrepräsentationsformulismen, um die Umwelt zu beschreiben. Oft werden Texte verfasst, Diagramme erstellt, Karten gezeichnet oder Modelle erstellt.

Modelle

Modelle stellen im Allgemeinen eine vereinfachte Sicht auf einen Sachverhalt dar. Der Grad der Vereinfachung wird dabei durch den Modellierenden festgelegt. Dieser wählt anhand eines definierten Rahmens (Zielgruppe, Zeitpunkt, Zweck), welche Attribute des Originals in das Modell übernommen werden sollen. [1]

In einem Unternehmen werden mit Hilfe der Prozessmodellierung die hauseigenen Geschäftsprozesse erfasst und sichtbar gemacht. Die so entstandenen Geschäftsprozessmodelle bilden die Grundlage für ein gemeinsames Verständnis über die verschiedenen Ebenen der Wertschöpfungskette sowie deren unterstützenden Prozesse.

Prozessmodelle helfen bei der Orientierung im unternehmensweiten Prozessgefüge.

Der Wandel der Prozesse

Durch den Einsatz von technischen Systemen wie z.B. einem Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System, Customer-Relationship-Management (CRM)-System oder einem Document Management System (DMS) werden zunehmend aus manuellen „Offline-Tätigkeiten“ elektronische Prozessschritte.
Damit die IT den Ansprüchen aus den Fachabteilungen gerecht werden kann, werden abstrahierte Vereinbarungen getroffen, deren Anforderungen in einem iterativen Prozess konkretisiert werden.

Technische Modellierung

Für eine Realisierung dieser Anforderungen werden technikzentrierte Modelle, Schnittstellenbeschreibungen und Strukturen von Geschäftsprozessobjekten erstellt, die der IT zur Dokumentation und Verifizierung dienen. Der Grundgedanke dieser technischen Prozessmodellierung

"ist die explizite Repräsentation von dynamischen Aspekten eines Systems. Durch die explizite Repräsentation ist nicht nur eine verbesserte Wart- und Erweiterbarkeit durch Techniken wie automatische Codegenerierung gegeben, vielmehr wird dadurch erst die Erstellung von komplexen Systemen ermöglicht." [2]

Technische Modelle helfen bei komplexen Vorhaben enorm.

Der Ursprung des Prozesswesens

Das bewusste Planen, Optimieren und Steuern von Geschäftsprozessen wird Geschäftsprozessmanagement genannt. Es wurde ca. 1776 durch Adam Smith und seine Arbeit "Wohlstand der Nationen" begründet. Smith hatte damals festgestellt, dass durch Arbeitsteilung und Spezialisierung eine enorme Steigerung der Produktivität erreicht werden kann. [3]

Wandel der Organisation

Das heutige Verständnis des Prozesswesens sowie dessen Struktur ist stark durch das Jahr 1930 beeinflusst, als zunehmend eine Trennung der Organisationsbetrachtung in Aufbau- und Ablauforganisation gefordert wurde. Infolgedessen ergab sich ein Wandel der Unternehmenssichtweise, sodass nun nicht mehr die Strategie die Struktur vorgibt, sondern die aus der Strategie entspringenden Prozesse. [4]
Es folgte eine Organisierung der Mitarbeiter nach funktional getrennten, aber prozessual zusammengehörigen Aufgaben. Den Mitarbeitern wurden so Einblicke in die jeweils vor- und nachgelagerte Tätigkeit ermöglicht.

Das Prozesswesen und die Organisationsbetrachtung hängen eng zusammen.

Eigenverantwortung für den Mitarbeiter

Durch das Prinzip der Subsidiarität - eine Maxime, welche die Entfaltung der individuellen Fähigkeiten, Selbstbestimmung und Eigenverantwortung anstrebt - wurden dem Mitarbeiter mehr Handlungsfreiraum und größere Verantwortung gegeben. [5] Gerade bei komplexen Geschäftsprozessen obliegt es somit dem Mitarbeiter, wie im Einzelfall verfahren werden soll, wie der Kunde behandelt wird und wie somit das Unternehmen nach außen hin wahrgenommen wird.

Prozessstandardisierung

Um sowohl in der Prozessqualität als auch im Unternehmensbild die notwendige Konsistenz zu erreichen, gibt es Arbeitsanweisungen und -vorschriften. Diese Anweisungen können sowohl den Prozess als Ganzen abstrahiert beschreiben als auch genaue Anweisungen für den operativen Part enthalten.

Arbeitsanweisungen dienen der Einhaltung von Qualitätsvorgaben und Prozesskonsistenz.

Notwendigkeit von BPMS

Da jedoch einige Prozessregelungen wegen ihrer Komplexität nur schwierig in einer vollständigen Form in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden können, ein erheblicher Schulungsaufwand damit verbunden ist und die Verzögerung von der geplanten Prozessänderung bis zur geänderten Prozessausführung geschäftsschädigend sein kann, wurden IT-gestützte Maßnahmen verlangt.
Das heutige Business Process Management ist durch den Einsatz von Business Process Management Suites (BPMS) in der Lage, Prozesse zu automatisieren und zu überwachen und somit für einen konsistenten Prozessfluss, schnellere Abarbeitungen und eine deutlich erhöhte Transparenz zu sorgen.

Quellen

[1] Herbert Stachowiak, Allgemeine Modelltheorie.
[2] Frank Puhlmann, Arnd Schnieders und Mathias Weske (Herausgeber): Prozessmodellierung. Potsdam, September 2009. Hasso Plattner Institut für Softwaresystemtechnik.
[3] Tim Weilkins, Christian Weiss und Andrea Grass: Basiswissen Geschäftsprozessmanagement. dpunkt.verlag GmbH, 2010.
[4] Wikipedia: Betriebswirtschaftliche Organisationslehre — Wikipedia, Die freie Enzyklopädie, Februar 2012.
[5] Wikipedia: Prozessmanagement — Wikipedia, Die freie Enzyklopädie, Februar 2012.